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Archives pratiques

Classer

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Lorsqu’un service producteur a versé des documents, les agents des Archives départementales vont effectuer un classement intellectuel et matériel des dossiers afin d’offrir au futur lecteur une source documentaire ordonnée.

Différentes phases composent le classement d’un fonds d’archives. Celui-ci doit toujours être mené dans le respect du fonds, c'est-à-dire que l’on cherche à maintenir autant que possible les documents dans leur contexte d’origine (regrouper les documents d’un même producteur, respecter l’intégrité des fonds en n’ajoutant ni en n’enlevant des pièces, respecter l’ordre originel lorsque cela est logique).         

            Dans un premier temps l’archiviste effectue un classement interne, c'est-à-dire qu’il analyse le contenu des pièces ou des dossiers, les met en ordre et estampille les documents importants.

            Il effectue par la suite un classement dit externe ; il va donner une structure logique à tous les documents, structure qui se nomme "plan de classement" et qui sera le plus représentatif possible des attributions et des activités du producteur.           

            Lorsque les documents ont été mis en ordre, ils reçoivent une cote (un code d’identification unique) que l’on retrouvera sur les instruments de recherche par la suite.

Si le fonds est antérieur au 10 juillet 1940 sa cote sera composée d’une lettre qui correspond à un thème du cadre de classement des archives départementales, en d’autre terme à une série (par exemple, la série O : administration et comptabilité communale, de 1800 à 1940 ; la série C : administration provinciale, du XVème au XVIIIème siècle…).

Lorsque le fonds est postérieur à cette date, il entrera dans la série continue W, (par exemple : 1431W : versement de la maison d’arrêt de Guéret de 1940 à 1956).

            L’aboutissement de tout ce travail de classement est l’instrument de recherche. Il décrit de manière normalisée, structurée et hiérarchisée le contenu de chaque dossier pour orienter le plus aisément possible le lecteur dans les méandres des fonds d’archives.