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Les archives départementales peuvent agir à différents moments de la vie des archives. En amont, lorsqu'il s'agit de déterminer les archives à conserver indéfiniment, celles à conserver un certain terme et celles qui peuvent être éliminer, les archives peuvent présenter des tableaux de gestion, ou relayer les tableaux de gestion nationaux. Ces outils présentent pour chaque catégorie de documents la durée minimale de conservation pour faire face aux risques juridiques, les possibilités d'éliminations et de tri et l'éventuelle conservation indéfinie.