Notaires et officiers publics
En tant qu’officier public ministériel, vous produisez des archives publiques. N’attendez pas un déménagement ou la saturation de vos locaux pour envisager le versement de vos minutes et répertoires aux Archives départementales.
Voici quelques conseils pratiques pour mieux les gérer.
Archiver
Les archives notariales sont une source essentielle pour effectuer des recherches généalogiques et pour la justification des droits de chacun, mais ce sont également des documents incontournables pour retracer l’histoire socio-économique du département.
Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels sont des archives publiques (art. L. 212-4 du Code du patrimoine). Ces documents sont donc soumis au contrôle scientifique et technique de l’État, exercé par la Directrice des Archives départementales de la Creuse par délégation du préfet.
Verser
« Le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement dans un dépôt d’archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines ou placés sous le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires et à vingt-cinq ans pour les autres officiers publics ou ministériels » (art. R. 212-15 du Code du patrimoine).
Nous contacter par mail archives@creuse.fr ou par téléphone 05 44 30 26 50.
Consulter
Après versement des minutes et répertoires aux Archives départementales de la Creuse, vous restez propriétaire de ces documents et pouvez à tout moment avoir accès à un acte :
- soit par consultation sur place aux horaires d’ouverture des Archives départementales ;
- soit par demande écrite en précisant la référence exacte de l’acte que vous trouverez dans le répertoire du minutier
Dossiers de client
Les dossiers de clients et les pièces comptables d’une étude notariale ne sont pas des archives publiques. Ils peuvent néanmoins faire l’objet d’un don aux Archives départementales.
Pour définir les modalités de ce transfert, vous pouvez prendre contact avec la Directrice des Archives départementales (05 44 30 26 50).