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Gérer vos archives

Evaluation et destruction

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« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (Code du patrimoine, art. L. 211-2).

Par conséquent, les archives existent dès la création du document par une administration, une entreprise, une association, un particulier… et peuvent se présenter sous la forme de tous les supports se prêtant à l’enregistrement d’une information (parchemin, papier, support électronique, photographies, microfilms, enregistrements sonores et audiovisuels…).

« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche » (Code du patrimoine, art. L. 211-2).

Il est indispensable d’appliquer un traitement spécifique aux archives tout au long de leur cycle de vie car leur bonne conservation revêt un triple intérêt :

- la gestion courante du service ;

- la justification des droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées ;

- la sauvegarde de la mémoire.

Vous trouverez ci-dessous des indications destinées à vous aider dans votre démarche de gestion de vos archives.

 

 

Tableaux de gestion

Les tableaux de gestion permettent de simplifier et de rationaliser la gestion des archives dans les bureaux et d’assurer la conservation définitive des documents à forte valeur ajoutée.

http://archives.creuse.fr/arkotheque/client/ad_creuse/_depot_arko/articles/944/tableau-de-gestion-presentation-pdf_doc.pdf

De nombreux tableaux de gestion, classés par producteurs, sont à votre disposition dans la rubrique « gérer vos archives » :

- communs à tous les producteurs : (page en construction)

- communes et intercommunalités : http://archives.creuse.fr/a/265/gerer-vos-archives/

- service ou établissements publics : http://archives.creuse.fr/a/174/tableaux-de-gestion/

Echantillonnage

Lorsque la conservation partielle d’un ensemble de documents est décidée (indiquée par un T dans les tableaux de gestion), différents types de sélection sont envisageables.

http://archives.creuse.fr/arkotheque/client/ad_creuse/_depot_arko/articles/2419/ad23-echantillonnage-circulaire-20151222_doc.pdf

Elimination

La Directrice des Archives départementales exerce au nom de l’État le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques. À ce titre, elle doit viser la destruction de tout document d’archives publiques éliminé dans le département.

Ce visa des éliminations constitue par ailleurs une décharge juridique pour le responsable du service qui a effectué les éliminations.

Procédure d'élimination

Bordereau d'élimination

Versement

La conservation indéfinie des archives est effectuée par les archives départementales par la procédure dite de versement, qui est obligatoire pour les services déconcentrés de l’État, les services du Conseil départemental, les minutes notariales de plus de soixante-quinze ans.

http://archives.creuse.fr/a/94/versements-d-archives/