Archives en bref

Que sont les archives ?

L’expression «document d’archives» désigne une grande diversité de documents possédant néanmoins des caractéristiques communes.

Les archives sont :

• des informations sous forme de textes, dessins, sons, images, enregistrements informatiques,
• ces documents sont produits par l’action de personnes à un moment précis dans le cadre d’une action ou d’une procédure spécifique pour répondre à un besoin particulier,
• leur forme et leur contenu sont formalisés et structurés selon leur typologie et leur contexte de leur création, ce qui leur donne un caractère d'authenticité et d’intégrité,
• les archives sont innombrables, mais chaque pièce est unique,
• les documents ou fichiers que l’on conserve ont une valeur de preuve et d'information.

Ces documents sont donc des archives dès leur création.

Définition des archives dans la législation française : 

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (Code du Patrimoine, article L211-1). 

Derrière cette définition officielle, il faut comprendre :

• il s’agit de quantités de documents créés dans un même contexte,
• il n'est pas nécessaire qu'un document soit vieux pour être une archive,
• il existe plusieurs supports matériels différents, notamment les supports papier, photographique et numérique,
• les archives sont des produits de l'activité humaine,
• ces documents peuvent être produits par des individus qui agissent à titre privé ou par des administrations publiques.

Pour avoir qualité d’archives, un document doit être le résultat de l'activité de son producteur et pouvoir témoigner de celle-ci. C'est là une condition essentielle de la nature des archives.

Les archives sont ainsi, de par leur nature, des preuves directes des faits; elles sont donc fondamentalement différentes des descriptions indirectes qu’un témoin pourrait préparer de mémoire, quelques temps après l'événement.

Toutes les activités humaines donnent lieu à des archives.

Pourquoi les archives sont si importantes pour notre société ?

Les archives sont d’abord un outil de bonne gestion et de bonne gouvernance pour chacun d’entre nous. Dès le moment de notre naissance, nous produisons des archives (état civil, parcours scolaire, suivi médical, activité professionnelle, vie sociale et économique). Fréquemment, nous sommes amenés à rechercher tel ou tel document que l'on nous réclamera pour faire preuve. Les entreprises, elles aussi, peuvent s’appuyer sur leurs archives. Les documents montrent que les objectifs sont atteints dans le respect des règlementations et des impératifs juridiques, économiques et financiers. Pour nos administrations publiques, il est indispensable d'assurer la bonne conservation des archives pour des besoins de gestion, de garantie des droits et des obligations, de relation avec leurs usagers et de sauvegarde de la mémoire de la Nation. Á l’échelle de l'État, l’exercice de la démocratie repose sur l'accès à l'information pour les citoyens en toute transparence.

Ensuite, les archives constituent un outil de mémoire et de culture. Les différents documents servent de fondement à la connaissance de l'histoire ; ce sont des sources historiques. Les archives permettent de conserver les éléments de notre identité individuelle et collective et par ailleurs, de transmettre les traces de notre héritage commun. Il est dans les obligations d'un État de garantir les droits de ses citoyens. Quand ces derniers ne sont plus respectés, en période de guerre par exemple, les archives jouent aussi un rôle de collecte et de préservation des témoignages et des preuves. Il s'agit de garder ces traces matérielles qui permettront aux générations futures de lutter contre l'oubli.

Quels documents sont conservés ?

Les archives rassemblent une grande diversité de documents. Ils tirent en partie leurs caractéristiques du contexte dans lesquels ils ont été produits. Les archives d’un particulier sont bien différentes des archives d’une administration. De plus, un producteur privé crée des archives privées et une institution publique, des archives publiques.

Les archives issues de l’activité des personnes publiques établies sur le territoire du département (Conseil départemental, Préfecture, services déconcentrés de l’État, tribunaux, communes et autres collectivités territoriales, notaires (en partie, etc) sont des archives publiques.

Quant à eux, les individus dans leur vie quotidienne donnent naissance à des archives privées.

Même si des archives privées sont acquises par un service public d’archives, elles ne deviennent pas des archives publiques.

Les documents entrés dans les collections publiques sont imprescriptibles et inaliénables.

Tous les documents produits n’ont pas vocation à être conservés, une sélection est réalisée. Les documents conservés aux Archives départementales sont les archives qui seront conservées définitivement, ce sont les « archives historiques ». Certains documents sont évalués en fonction en leur intérêt administratif (témoignage, preuve) et/ou patrimonial (documentation historique de la recherche) selon des circulaires nationales. Une partie est ensuite éliminée sous le contrôle des Archives de France.

Comment sont classées les archives ?

Les différents documents sont répartis à l’intérieur d’un cadre de classement commun à tous les services d’Archives départementales (les archives communales, par exemple, possèdent un cadre de classement distinct).

Ce cadre de classement est composé de grandes divisions et de subdivisions appelées séries et sous-séries. Le découpage est principalement chronologique et thématique. Les rubriques sont associées à des lettres et des chiffres.

Chaque dossier porte une cote, c’est-à-dire un identifiant (composé de chiffres et de lettres) qui correspond à sa place dans le cadre de classement.

Chaque cote (unité documentaire) ainsi que la description de son contenu sont présentées dans un inventaire.

Ainsi, il existe un inventaire de sous-série 4R consacrée à la Garde nationale et aux autres corps spéciaux (An XI-1873).

Dans cet inventaire figure la cote 4 R 15 qui correspond à « Garde nationale d’élite, composition du régiment : contrôles nominatifs de l’État-major, officiers, sous-officiers et soldats (1815) ».

Comment trouver un document précis ?

Traditionnellement, pour accéder à un document, il fallait naviguer à l’intérieur des rubriques du cadre de classement (et se demander qui avait produit le document, c’est-à-dire quelle administration était compétente dans le domaine d’action qui avait donné lieu à la création du document).

Les technologies liées à Internet ont simplifié la recherche. Sur le site internet des Archives départementales, deux entrées sont possibles pour accéder à l’information recherchée :

• soit les formulaires de recherche
• soit une entrée plus globale, par la recherche globale
  Ce moteur de recherche global permet en réalité d’interroger l’ensemble de notre site Internet, que ce soit les fonds numérisés, les instruments de recherche ou les différentes rubriques.

Les documents récents sont-ils immédiatement communicables ?

Les documents peuvent, dans la majorité des cas, être consultés immédiatement en salle de lecture. Seuls les documents qui comportent des données susceptibles de porter atteinte à des secrets prévus par la loi sont protégés par un délai légal au terme duquel l’accès au document est possible. Ces délais de communicabilité sont fixés par l'article L. 213-2 du Code du patrimoine.

Par exemple, les documents judiciaires et notamment les dossiers de procédure sont associés à un délai de 75 ans (un dossier clos en 2015 sera communicable en (2015 + 75 ans =) 2090 ; les documents dévoilant la vie privée des personnes sont protégés par un délai de 50 ans.

La liste des délais de communicabilité est en ligne

Cependant, il est possible d’accéder par dérogation aux archives qui ne sont pas encore librement communicables. Une demande de dérogation peut être effectuée en salle de lecture ou par correspondance. 

Quels sont les principes de la diffusion des archives en ligne ?

Il est à noter qu’il existe une différence entre la communication et la diffusion d’un document. C’est-à-dire qu’un document communicable n’est pas forcément immédiatement diffusable ; c’est le cas par exemple des actes des décès qui sont consultables sans délai mais il faut attendre 25 ans pour les mettre en ligne. Le contexte actuel tend à une diffusion des documents administratifs même nominatifs dès qu’ils sont communicables. Toutefois, cela ne s’applique pas aux documents qui comportent des données sensibles. De plus, les documents de nature juridictionnelle sont encore protégés par un délai de diffusion plus long que celui de leur communicabilité.

La question de la diffusion est voisine de celle de la réutilisation des données publiques. L'utilisation des documents d'archives par les tiers correspond à la tendance à l’ouverture de données publiques ou open data, dans une démarche fondée sur une volonté de transparence administrative et d’encouragement à l'économie numérique.

L'open data correspond à une réutilisation gratuite, donc sans redevances, et libre, c'est-à-dire sans contrôle à priori de l'usage qui sera fait des données. La réutilisation est soumise à la condition que le sens des informations ne soit pas dénaturé et que leurs sources et dates soient mentionnées. Le ré-utilisateur doit se conformer à la législation en matière de données à caractère personnel.

Le droit à réutilisation est limité dès lors que des tiers détiennent des droits de propriété intellectuelle sur les documents.