Nos missions
Que sont les archives ?
Les archives sont les documents et les données produits ou reçus par une personne, une administration, une association, une entreprise ou tout autre organisme dans le cadre de son activité.
Elles peuvent prendre des formes très diverses : dossiers papier, registres, plans, photographies, affiches, enregistrements sonores ou audiovisuels, fichiers numériques, bases de données, courriels, etc.
Contrairement à une idée reçue, un document n’a pas besoin d’être ancien pour être une archive : il l’est dès sa création.
Le Code du patrimoine définit ainsi les archives :
« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (Code du patrimoine, article L. 211-1).
Les archives constituent des preuves et des sources d’information. Elles permettent de comprendre une activité, de justifier des droits, de retracer une décision ou une procédure et, avec le temps, de documenter l’histoire.
Il existe deux grandes catégories :
les archives publiques, produites notamment par les administrations, les collectivités territoriales, les services de l’État, les tribunaux, les établissements publics ou, pour une partie de leur activité, les notaires ;
les archives privées, produites par des particuliers, des familles, des associations, des entreprises ou d'autres organismes privés.
Une archive privée accueillie par un service public d’archives conserve son statut d’archive privée.
Toutes les activités humaines produisent donc des archives, mais tous les documents n’ont pas vocation à être conservés définitivement. Une sélection est effectuée afin d'identifier ceux qui doivent être préservés pour leur valeur administrative, juridique, historique ou patrimoniale.
La règle des 4 C
Les Archives départementales ont pour mission de conseiller, collecter, classer, conserver, communiquer et valoriser les archives.
Ces différentes missions permettent à la fois d’accompagner les administrations dans la gestion de leurs documents, de préserver le patrimoine documentaire du département et de le rendre accessible au plus grand nombre.
Le conseil
Les archivistes accompagnent les services administratifs dans la gestion de leurs documents.
Ils les aident à identifier les documents qui doivent être conservés, temporairement ou définitivement, et ceux qui peuvent être éliminés lorsqu’ils n’ont plus d’utilité administrative et ne présentent pas d’intérêt patrimonial.
Cette mission permet d’organiser les archives dès leur production et de garantir la conservation des documents essentiels.
La collecte des archives
Les Archives départementales collectent principalement les archives publiques produites dans le département.
Elles proviennent notamment du Conseil départemental, des services de l’État, des études notariales, des hôpitaux, des communes et des établissements publics.
Les documents présentant un intérêt historique et destinés à être conservés définitivement sont versés aux Archives départementales, selon des règles précises et sous le contrôle scientifique et technique de l’État. Les autres peuvent être éliminés à l’issue de leur durée réglementaire de conservation.
Lors d’un versement, la responsabilité de la conservation des documents est transférée aux Archives départementales. Un bordereau de versement (document qui identifie et décrit les archives transférées) accompagne cette opération.
Les Archives départementales peuvent également accueillir des archives privées présentant un intérêt pour l’histoire de la Creuse et de ses habitants : archives de familles, de particuliers, d’associations, d’entreprises, etc.
Ces documents peuvent entrer par différents moyens : don, dépôt, legs, achat, dation ou dévolution. Dans le cas d’un dépôt, par exemple, le propriétaire conserve la propriété de ses archives mais en confie la conservation aux Archives départementales.
Le classement et l’inventaire
Collecter des archives ne suffit pas : encore faut-il pouvoir les retrouver !
Les archivistes classent les documents en respectant autant que possible leur organisation d’origine et leur contexte de production. Les documents provenant d’un même producteur sont ainsi conservés ensemble et organisés selon une structure logique.
Chaque dossier ou document reçoit ensuite une cote (code d’identification unique permettant de le retrouver).
Les archives sont organisées selon un cadre de classement. Les fonds les plus anciens sont répartis dans différentes séries désignées par des lettres : par exemple, la série O pour l’administration et la comptabilité communales de 1800 à 1940. Les archives publiques contemporaines sont principalement classées dans la série W.
Une fois les archives classées, les archivistes réalisent des instruments de recherche (inventaires permettant d'identifier et de localiser les documents conservés).
Aujourd’hui consultables en grande partie en ligne, ces outils permettent de préparer une recherche et de repérer les documents susceptibles de répondre à une question.
La conservation
Les documents d’archives sont souvent uniques. Leur conservation est donc essentielle pour transmettre aux générations futures la mémoire administrative, historique et personnelle du territoire.
Prévenir les dégradations
Les archives peuvent être fragilisées par la lumière, la poussière, l’humidité, les variations de température, les moisissures, les insectes, les sinistres ou encore les manipulations.
Les documents sont donc conservés dans des magasins spécialement aménagés et surveillés.
Ils font également l’objet de soins réguliers : dépoussiérage, conditionnement dans des matériaux adaptés, surveillance de leur état et mesures de conservation préventive.
Restaurer
Lorsqu’un document est endommagé, une restauration peut être nécessaire.
Elle est réalisée par des prestataires spécialisés, extérieurs aux Archives. L’objectif est de stabiliser et de préserver le document tout en respectant son intégrité et son authenticité.
Numériser
La numérisation participe également à la préservation et surtout à la diffusion des archives.
Elle permet de limiter les manipulations répétées de certains originaux, notamment lorsqu’ils sont fragiles ou très consultés.
De nombreux documents numérisés sont aujourd’hui directement accessibles en ligne sur le site des Archives départementales. Le public peut ainsi les consulter à distance tout en contribuant à préserver les originaux.
La communication au public
Les archives sont conservées pour être consultées et transmises.
Les documents qui ne sont pas disponibles en ligne peuvent être consultés en salle de lecture, dans le respect du règlement et des conditions de communicabilité prévues par la réglementation.
Les archivistes accueillent, renseignent et orientent les lecteurs dans leurs recherches. Ils les accompagnent dans l'utilisation des instruments de recherche et dans l'identification des documents susceptibles de les intéresser.
Si la plupart des archives sont librement communicables, certains documents contenant des informations sensibles ne peuvent être consultés qu’après l’expiration d’un délai légal de communicabilité.
Dans certaines situations, une demande de dérogation peut permettre d’accéder à un document avant l’expiration de ce délai. La demande est alors examinée conformément à la réglementation en vigueur.
Faire connaître et partager les archives
Les Archives départementales ont enfin pour mission de faire découvrir leurs collections et l’histoire du territoire.
Cette valorisation prend différentes formes : expositions, conférences, publications, contenus en ligne, visites, ateliers et actions pédagogiques.
Le service éducatif accueille notamment les scolaires autour de documents originaux. Visites du bâtiment, études de documents ou ateliers permettent aux élèves de découvrir concrètement les sources de l’histoire.
Ces actions permettent à chacun de mieux comprendre les documents conservés et de découvrir, à travers eux, l’histoire de la Creuse et de ses habitants.