Nos missions
L’archiviste conseille et aide les services administratifs à sauvegarder tous documents qui méritent de l’être et à détruire ceux qui n’ont pas ou plus d’intérêt administratif ou patrimonial.
Un service dArchives départementales a pour vocation première la conservation des archives produites par toute personne physique ou morale ayant une mission de service public.
- Les archives publiques : tous les producteurs d’archives publiques ayant leur siège dans le département sont dans l’obligation de garder dans un service d’archives les parties de leurs dossiers destinées à une conservation définitive.
- Les archives privées : celles qui présentent un intérêt pour comprendre l’histoire du département et de ses habitants peuvent entrer aux Archives départementales, soit en don, soit en dépôt, c’est-à-dire que leur possesseur en garde la propriété, mais que le soin de leur conservation est confié aux Archives.
On peut ainsi trouver des documents émanant du Conseil Départemental (anciennement Conseil Général), des services déconcentrés de l’Etat, des études notariales, des hôpitaux, des communes, des établissements publics locaux…Ces archives publiques constituent la très grande majorité des fonds mais ceux-ci sont également constitués par des documents d’origine privée (archives de familles, de personnes privées, d’associations…).
Le statut des fonds d’archives dépend avant tout du service producteur et du mode d’entrée des documents dans le service d’archives.
- On appelle «entrée par voie ordinaire»,
Le versement obligatoire et réglementaire d’archives publiques dans un service d’Archives. Les documents versés ont été préalablement sélectionnés par le service producteur selon des tableaux de gestion édictés par le service interministériel des archives de France (SIAF) et sous le contrôle scientifique et technique du directeur des Archives départementales. Les documents ne possédant pas une valeur historique et informative suffisante sont éliminés à plus ou moins long terme selon une procédure réglementaire.
En versant ses archives, le producteur va donc transférer la responsabilité de la conservation du document au service d’archives. Le bordereau de versement est la pièce justificative qui atteste de cette prise en charge ; il servira aussi d’instrument de recherche.
- On appelle «entrée par voie extraordinaire»
Les documents entrés dans un service d’Archives selon des voies juridiques qui peuvent être très variées comme l’achat, la dation, le dépôt, le legs, le don, la revendication ou la dévolution.
Ce sont les deux activités principales car elles permettent la mise à disposition des archives au public.
Lorsqu'un service producteur a versé des documents, les agents des Archives départementales vont effectuer un classement intellectuel et matériel des dossiers afin doffrir au futur lecteur une source documentaire ordonnée.
Différentes phases composent le classement d’un fonds d’archives.
Celui-ci doit toujours être mené dans le respect du fonds, c'est-à-dire que l’on cherche à maintenir autant que possible les documents dans leur contexte d’origine (regrouper les documents d’un même producteur, respecter l’intégrité des fonds en n’ajoutant ni en n’enlevant des pièces, respecter l’ordre originel lorsque cela est logique).
Dans un premier temps l’archiviste effectue un classement interne, c'est-à-dire qu’il analyse le contenu des pièces ou des dossiers, les met en ordre et estampille les documents importants.
Il effectue par la suite un classement dit externe ; il va donner une structure logique à tous les documents, structure qui se nomme "plan de classement" et qui sera le plus représentatif possible des attributions et des activités du producteur.
Lorsque les documents ont été mis en ordre, ils reçoivent une cote (un code d’identification unique) que l’on retrouvera sur les instruments de recherche par la suite.
Si le fonds est antérieur au 10 juillet 1940 sa cote sera composée d’une lettre qui correspond à un thème du cadre de classement des archives départementales, en d’autre terme à une série (par exemple, la série O : administration et comptabilité communale, de 1800 à 1940 ; la série C : administration provinciale, du XVème au XVIIIème siècle…).
Lorsque le fonds est postérieur à cette date, il entrera dans la série continue W, (par exemple : 1431W : versement de la maison d’arrêt de Guéret de 1940 à 1956).
L’aboutissement de tout ce travail de classement est l’instrument de recherche. Il décrit de manière normalisée, structurée et hiérarchisée le contenu de chaque dossier pour orienter le plus aisément possible le lecteur dans les méandres des fonds d’archives.
La conservation matérielle des archives est une mission essentielle car elle est garante de la transmission du patrimoine, d'une mémoire collective et individuelle.
Chaque document est précieux car il est unique ; le rôle des archives est ainsi d’assurer sa pérennité. Conserver un document couvre plusieurs domaines d’action :
Protection
Il faut tout d’abord le protéger contre les différents facteurs susceptibles de l’altérer, de le détruire ou de le faire disparaître. On compte parmi ses nombreux ennemis : la lumière, la poussière, l’humidité, les agents biologiques tels que les moisissures ou les insectes, les sinistres, le constituant même du papier, les vols, les manipulations humaines… Pour se prémunir, les Archives mènent une politique de conservation préventive en conservant ses documents dans des lieux (magasins) répondant à des normes internationales très strictes. Ceux-ci sont par exemple protégés de la lumière, ont un taux d’hygrométrie de 50%, une température oscillant entre 18 et 20°C, une ventilation mécanique contrôlée et sont équipés d’alarmes incendie. Le bâtiment lui-même est protégé par une alarme anti-vol.
Les documents d’archives font aussi l’objet d’un soin particulier : ils sont dépoussiérés, débarrassés de tout objet métallique (agrafes, trombones) et placés dans du papier et des boîtes au Ph neutre de taille adaptée
Restauration
La conservation des archives passe aussi par la restauration. En effet, si un document a subi des dégradations importantes (moisissures, déchirures, brûlures …) un travail de restauration par un membre de l’équipe ou par un prestataire extérieur sera mis en place. Dans l’idéal, cette action a pour but de remettre en état le document tout en conservant son authenticité et son intégrité. Il faut en outre employer des techniques décelables et des traitements réversibles
Substitution
Enfin, pour conserver au mieux les documents, les services d’Archives ont recours à des supports de substitution tels que les microfilms ou les fichiers numériques (numérisation du cadastre napoléonien, microfilmage de l’état civil et des registres paroissiaux…) qui sont consultables en ligne ou sur place. Grâce à cela le document original sera protégé des manipulations répétées tout en fournissant son contenu informatif au lecteur.
Les Archives départementales entretiennent une véritable volonté de diffusion du savoir, de linformation et de la culture.
En général, les archives sont consultées en salle de lecture sur demande individuelle. Certains documents d’archives peuvent également être présentés (originaux ou reproductions) lors d’expositions organisées par le service des archives, des communes, des associations, etc.
Elles tentent de satisfaire la curiosité et les besoins du plus grand nombre par la communication en salle de lecture, sur Internet ou par son action éducative et culturelle.
La salle de lecture est le lieu où le lecteur peut consulter des documents d’archives originaux ou sur supports de substitution. Elle est soumise à un règlement intérieur qui définit les modalités d’entrée, de consultation et de reproduction des documents. Ces pièces d’archives sont pour certaines soumises à des délais de communicabilité qui interdisent la communication pour une durée qui varie en fonction de leur contenu (documents portant atteinte au secret médical : 120 ans, registre de naissance ou de mariage : 75 ans, document se rapportant à une personne mineure : 100 ans). Pour autant, sous certaines conditions, une personne peut mettre en œuvre une procédure de dérogation qui sera instruite par le service producteur et qui lui permettra de consulter le document avant la fin du délai légal.
Afin d’exploiter et de valoriser les fonds, les services d’Archives organisent différentes actions éducatives et culturelles.
L’action éducative auprès du public scolaire se manifeste par la mise en place de séances d’études documentaires, d’ateliers pédagogiques (sigillographie, calligraphie…) ou de visite du bâtiment.
Ces séances permettent à l’élève d’être au contact de documents originaux, de se confronter sans filtre à l’histoire.
L’action culturelle, quant à elle, se concrétise par l’organisation d’expositions ou de conférences.
Ces manifestations tendent à mettre en lumière un fonds ou une période marquant l’histoire du département . (Exemple : Alphonse de Nussac, Mines et mineurs, l’ordre de Malte en Creuse, les maçons de la Creuse....)
