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Un service dArchives départementales a pour vocation première la conservation des archives produites par toute personne physique ou morale ayant une mission de service public.
On peut ainsi trouver des documents émanant du Conseil Départemental (anciennement Conseil Général), des services déconcentrés de l’Etat, des études notariales, des hôpitaux, des communes, des établissements publics locaux…Ces archives publiques constituent la très grande majorité des fonds mais ceux-ci sont également constitués par des documents d’origine privée (archives de familles, de personnes privées, d’associations…).
Le statut des fonds d’archives dépend avant tout du service producteur et du mode d’entrée des documents dans le service d’archives.
On appelle «entrée par voie ordinaire», le versement obligatoire et réglementaire d’archives publiques dans un service d’Archives. Les documents versés ont été préalablement sélectionnés par le service producteur selon des tableaux de gestion édictés par le service interministériel des archives de France (SIAF) et sous le contrôle scientifique et technique du directeur des Archives départementales. Les documents ne possédant pas une valeur historique et informative suffisante sont éliminés à plus ou moins long terme selon une procédure réglementaire.
En versant ses archives, le producteur va donc transférer la responsabilité de la conservation du document au service d’archives. Le bordereau de versement est la pièce justificative qui atteste de cette prise en charge ; il servira aussi d’instrument de recherche.
On appelle «entrée par voie extraordinaire» les documents entrés dans un service d’Archives selon des voies juridiques qui peuvent être très variées comme l’achat, la dation, le dépôt, le legs, le don, la revendication ou la dévolution.