Un dossier de tutelle de majeurs

Une question fréquente et épineuse, l’accès aux dossiers de tutelle de majeurs, qui sont demandés alors qu’ils sont encore très récents (en moyenne, moins de 2 ans après le décès de la personne concernée par la mesure de protection) et donc conservés par les greffes des tribunaux d’instance.

L’accès à ces dossiers dépend du moment de la procédure de mise sous tutelle.

Avant rendu de la décision de mise sous tutelle ou curatelle :

Le dossier est consultable sur simple demande, auprès du greffe du tribunal :

– par le requérant (article 1222 du code de procédure civile)

– par le majeur protégé ou à protéger (article 1222-1)

– par le conjoint, les parents et alliés (article 1222 du code de procédure civile ;article 430 du code civil)

– par leurs avocats.

Après rendu de la décision :

Le dossier est consultable sur demande motivée, auprès du juge des tutelles (article 1223-1 du code de procédure civile) :

– par le majeur protégé

– par les personnes chargées de la protection

– par leurs avocats (article 1223 du code de procédure civile).

S’il y a contestation et procédure judiciaire, les parties ont également un droit d’accès au dossier, encore une fois accordé directement par le juge des tutelles, en vertu de l’article 1223-2 du code de procédure civile.

Lorsqu’il est mis fin à la mise sous tutelle du vivant du majeur protégé :

La mesure de tutelle est prononcée pour une durée de cinq ou dix ans renouvelables. Cependant, le juge peut décider à tout moment d’y mettre fin (articles 441, 442 et 443 du code civil). Dans ce cas, l’ancien majeur protégé est toujours en vie et conserve un droit d’accès à son dossier en tant que personne intéressée, en vertu de l’article 1223-1 du code de procédure civile.

Au décès du majeur protégé, s’il n’a pas été mis fin à la mise sous tutelle :

Les dossiers de tutelle sont clôturés par le tribunal qui les conserve. Leur possible consultation n’est pas prise en compte par le code de procédure civile ni par le code civil, à l’exception des comptes de gestion : ces derniers sont régis par les articles 457-1 et 510du code civil, qui s’appliquent tant que dure la mesure de protection ; lorsque cette mesure prend fin, l’ex-personne protégée ou ses héritiers ont un droit d’accès prévu à l’article 514 : le tuteur a trois mois pour mettre à la disposition de ces personnes les cinq derniers comptes de gestion, sachant qu’il y a prescription de toute manière au-delà de 5 ans.

Ce sont donc les règles du code du patrimoine qui s’appliquent. Ces dossiers sont librement communicables au bout de 75 ans, à l’exception des documents relevant du secret médical, consultables 120 ans après la naissance de la personne concernée, ou 25 ans après son décès.

Avant l’expiration de ces délais, il est nécessaire de passer par une procédure de dérogation classique, même si les documents sont toujours conservés au greffe du tribunal.

Les privilèges d’accès accordés aux personnes concernées, et notamment les personnes chargées de la protection, et à leurs avocats cessent une fois le dossier clôturé, le principal intéressé étant décédé. Les ayants-droit et héritiers ne disposent pas de facilités d’accès particulières et doivent présenter une demande de dérogation, au titre de l’article L 213-3du Code du Patrimoine.

Je précise que la CADA se déclare incompétente pour les questions se rapportant aux dossiers de tutelle, considérés comme des documents judiciaires, ces derniers n’étant pas des documents administratifs au sens de la loi CADA (http://www.cada.fr/avis-20100666,20100666.html).

Le déroulement de la procédure d’accès anticipé par dérogation, alors que le document est encore conservé au greffe :

• cas n° 1 : le demandeur s’adresse aux Archives départementales territorialement compétentes.

La procédure est la même que pour toute autre demande de dérogation : le lecteur remplit un formulaire, transmis par les Archives au greffe du tribunal, qui le leur renvoie, après avis, complété, daté et signé. Les Archives se chargent ensuite de transmettre ce dossier au SIAF pour décision. La consultation se fait au greffe du tribunal.

• cas n° 2 : le demandeur s’adresse au tribunal.

Il est tout à fait possible au tribunal de préparer un dossier de demande de dérogation. Afin de sécuriser la procédure, le tribunal transmet le dossier aux Archives départementales qui l’adressent au SIAF. Il est nécessaire d’employer des formulaires identiques à ceux qui sont utilisés par les Archives départementales. La consultation se fait au greffe du tribunal.

Une fois les documents versés aux Archives départementales, la procédure est en tous points identique à celle des autres demandes de dérogations.

En conclusion : l’accès favorisé des personnes concernées s’éteint en même temps que le dossier est clôturé, c’est-à-dire au décès du majeur protégé (à l’exception de la clôture par décision judiciaire avant décès, cas pour lequel la personne qui a fait l’objet d’une mesure de protection conserve un accès favorisé à son dossier). La procédure qui s’applique est donc bien une demande de dérogation classique au titre de l’article L 213-3 du code du patrimoine dès le moment de cette clôture, quel que soit le lieu où les dossiers sont conservés.